ΠΩΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ

Πώς Λειτουργεί: Πρόγραμμα Εναρμονισμένης Διαχείρισης Αρχείων

Η Iron Mountain ακολουθεί μία αποδεδειγμένη μεθοδολογία έξι βημάτων και σε συνεργασία με τους πελάτες αναπτύσσει ένα πρόγραμμα Εναρμονισμένης Διαχείρισης Αρχείων.

1. Organize – Καθορίστε το αντικείμενο του προγράμματος - επιχειρηματική μονάδα, ολόκληρη η εταιρεία, κλπ. - και καθορίστε οργανωτικούς ρόλους και ευθύνες σε επίπεδο σχέσης με το κράτος, υλοποίησης και διοίκησης.
2. Assess – Αναγνωρίστε τα αρχεία που υπάρχουν και τη θέση τους, εξετάστε υπάρχουσες τακτικές και διαδικασίες, εντοπίστε περιοχές κινδύνου και έκθεσης, αναλύστε τις νομικές απαιτήσεις διατήρησης και πρόσβασης, αποτιμήστε υπάρχουσες δυνατότητες υλοποίησης και κατασκευάστε ένα βασικό πλάνο.
3. Develop – Αναγνωρίστε τύπους και αποθήκες αρχείου, δημιουργήστε ένα γενικό, σταθερό και περιεκτικό σύστημα ταξινόμησης αρχείων, προσδιορίστε τις απαιτήσεις τήρησης τους για όλους τους τομείς, καθορίστε περιόδους διατήρησης βάσει νομικών απαιτήσεων, μελετών κινδύνου και λειτουργικών αναγκών, και αναπτύξτε ένα αναλυτικό χρονοδιάγραμμα διατήρησης αρχείων το οποίο παρέχει σταθερούς κανόνες για όλη την επιχείρηση.
4. Implement – Μία σταδιακή προσέγγιση, στην οποία πρώτα υλοποιούμε το αναλυτικό βασικό πρόγραμμα και κατόπιν τις καλύτερες επιλογές για επιτυχία, βασιζόμενοι στην προτεραιότητα που ορίζουν οι κίνδυνοι και η επιχειρηματική αξία. Δημιουργήστε προστατευτικές τακτικές και διαδικασίες για κάθε εφαρμογή στην εταιρεία, εφαρμόστε χρονοδιαγράμματα διατήρησης για υπάρχοντα αρχεία, σχεδιάστε και ξεκινήστε προγράμματα εκπαίδευσης προσαρμοσμένα σε κάθε ομάδα χρηστών, και τέλος, ξεκινήστε τη χρήση ενός επίσημου προγράμματος.
5. Manage – Για την αποτελεσματική διαχείριση θεμάτων ασφάλειας, πρόσβασης και ακεραιότητας των δεδομένων, προτείνουμε μία αναθεώρηση στην ταξινόμηση και την καταστροφή των αρχείων μέσω αναφορών και ασφαλιστικών δικλείδων; παρέχουμε προγράμματα εκπαίδευσης, επικοινωνιών και πιστοποίησης, ενημερώνουμε το χρονοδιάγραμμα, τις τακτικές και τις διαδικασίες διατήρησης αρχείων, σχεδιάζουμε και προϋπολογίζουμε τις δαπάνες για τη συντήρηση, την εφαρμογή, τον έλεγχο και τη βελτίωση του προγράμματος, και εγγυόμαστε την εποπτεία των μονάδων της επιχείρησης.
6. Audit – Αναθεωρήστε όλα τα σημαντικά στοιχεία ετησίως, εντοπίστε ελαττώματα, αξιολογήστε σε σχέση με συστήματα παρακολούθησης της απόδοσης, επιβάλλετε την εφαρμογή των κανόνων συμμόρφωσης, και αξιολογήστε την αποδοτικότητα της διαχείρισης κινδύνων και δαπανών, με σκοπό την πρόταση βελτιωτικών κινήσεων και τη λήψη αποφάσεων για διορθωτικές ενέργειες.