|
'Τι πρέπει να κρατήσουμε και για πόσο;'
Οι εταιρείες συγκεντρώνουν αυξανόμενες ποσότητες έντυπων και ηλεκτρονικών αρχείων - και δημιουργούν ακόμα υψηλότερες δαπάνες για τη φύλαξη και τη διαχείρισή τους. Συχνά είναι δύσκολο να ξεχωρίσουμε ποιά αρχεία θα πρέπει να κρατήσουμε, για πόσο καιρό και πώς μπορούμε να τα καταστρέψουμε με ασφάλεια και συμμόρφωση στους νόμους.
Οι εταιρείες είναι αναγκασμένες να πλέουν μέσα σε έναν ωκεανό από νόμους και ρυθμιστικές διατάξεις, οι οποίοι ορίζουν υποχρεώσεις για τη διατήρηση των αρχείων, με απώτερο σκοπό την εξασφάλιση της διαφάνειας και της υπεγγυότητας. Ο αυξανόμενος όγκος από δικαστικούς και ρυθμιστικούς κανόνες συνεπάγεται ότι η ανεπαρκής διαχείριση αρχείων και οι ανεπαρκείς πρακτικές διάθεσης εκθέτουν τις εταιρείες σε κινδύνους μη συμμόρφωσης και νομικής υπαιτιότητας.
Αποτελεσματική, οικονομικά αποδοτική στρατηγική για διατήρηση και καταστροφή αρχείων
Η Iron Mountain μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας να σχεδιάσει και να υλοποιήσει ένα περιεκτικό και νομικά αξιόπιστο πρόγραμμα για διατήρηση και καταστροφή αρχείων - και να εξασφαλίσει ότι αυτό το πρόγραμμα θα εφαρμόζεται συστηματικά σε όλες τις μονάδες της επιχείρησης και σε όλες τις τοποθεσίες της .
Ένα καλά σχεδιασμένο, σωστά δομημένο και σταθερά επιβαλλόμενο πρόγραμμα διατήρησης και καταστροφής αρχείων μπορεί να μειώσει σημαντικά τους κινδύνους και τη νομική έκθεση που προκύπτουν από τη μη συμμόρφωση, διασφαλίζοντας ότι τα πολύτιμα, νομικά υποχρεωτικά αρχεία διατηρούνται για καθορισμένο χρονικό διάστημα και κατόπιν καταστρέφονται με ασφαλή και καλά τεκμηριωμένο τρόπο.
Περιορίστε τις δαπάνες φύλαξης αρχείων
Ένα περιεκτικό πρόγραμμα σας βοηθά επίσης να μειώσετε τα κόστη φύλαξης και χειρισμού πληροφοριών - έως και 50% - εξαλείφοντας περιττές διαδικασίες φύλαξης αρχείων και ενεργοποιώντας διαδικασίες μεταφοράς ανενεργών αρχείων σε πιο οικονομικές λύσεις φύλαξης. Επιπλέον, ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα σας βοηθά στη διευκόλυνση της πρόσβασης στα υπόλοιπα αρχεία, επειδή θα υπάρχουν πολύ λιγότερα να διαχειριστείτε και να εξετάσετε.
Η Iron Mountain έχει εκτεταμένη εμπειρία στη δημιουργία λύσεων διατήρησης και καταστροφής:
- Έχουμε αναπτύξει και υλοποιήσει προγράμματα διατήρησης αρχείων για εταιρείες που ακολουθούν αυστηρές ρυθμίσεις, συμπεριλαμβανομένων πολλών εταιρειών που μετέχουν στον δείκτη FTSE 100
- Οι προτάσεις μας υποστηρίζονται από εκτεταμένη νομική έρευνα, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τις ρυθμιστικές διατάξεις του σχετικού κλάδου
- Εφαρμόζουμε χρονοδιαγράμματα διατήρησης αρχείων σε μεγάλα έργα μετατροπής αρχείων σε ψηφιακή μορφή - περισσότερα από ένα εκατομμύριο χαρτοκιβώτια- ώστε τα απαρχαιωμένα αρχεία να καταστρέφονται καταλλήλως
- Οι πελάτες συνήθως κατορθώνουν μία εντυπωσιακή μείωση στον όγκο αποθήκης - από 20 έως 50%. Πολλές φορές, η εξοικονόμηση χώρου που επιτυγχάνεται από το νέο τρόπο φύλαξης αρχείων αποπληρώνει ολόκληρη τη δαπάνη ανάπτυξης ενός προγράμματος διαχείρισης τους
|
Υπηρεσίες Συμβούλων
